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信息技術(shù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)(ITSS)

[實施ITSS] 第3階段 部署實施階段

本階段將對需求分析及規(guī)劃設(shè)計階段所確定的各種策略、方針和計劃,按照一定的規(guī)范、使用有效的方法和工具,進(jìn)行落實和執(zhí)行,交付符合實施ITSS目標(biāo)的服務(wù)或產(chǎn)品。

1、 落實管理層職責(zé)

組織管理層的支持是實施ITSS的關(guān)鍵成功因素之一,需清晰的定義管理層對實施ITSS需要提供的支持。管理層人員包括組織中各種資源的所有者與決策者。為落實管理層職責(zé),應(yīng)向所有干系人傳達(dá)ITSS實施的必要性和重要性,使其盡早指派實施階段的執(zhí)行負(fù)責(zé)人,并給予資金、人員的支持,同時做好項目控制工作,針對現(xiàn)有問題和解決方案提供組織級的協(xié)調(diào)和支持。

2、 落實資金管理

ITSS項目部署實施依賴于有效的資金管理,在不超過預(yù)算的前提下按計劃投入資金以保證整個階段中各活動的順利進(jìn)行。

費用估算:主要實現(xiàn)有效預(yù)估完成ITSS實施每個活動所需的費用。主要依據(jù)環(huán)境因素、組織過程資產(chǎn)、項目范圍、工作分解結(jié)構(gòu)、項目管理計劃等來進(jìn)行估算。

費用預(yù)算:將實施過程中所有活動的估算費用進(jìn)行匯總,并制定的資金使用計劃作為費用預(yù)算的基準(zhǔn)。主要依據(jù)工作結(jié)構(gòu)分解、各活動的估算費用、進(jìn)度計劃等。

費用落實:在ITSS實施中每個活動啟動之前從管理層獲得批準(zhǔn)并落實所需費用以保障活動的順利執(zhí)行。項目負(fù)責(zé)人需要對管理層匯報已完成活動與費用使用信息、是否超支與超支應(yīng)對措施,以及即將啟動活動、活動預(yù)算費用。

費用控制:將實施ITSS的總體費用控制在預(yù)算范圍內(nèi),控制的主要依據(jù)是費用基準(zhǔn)、工作績效信息、批準(zhǔn)的費用變更請求、項目管理計劃等。費用控制的內(nèi)容包括:跟蹤和比較部署實施階段中各活動的實際費用與費用基準(zhǔn)的偏差;分析偏差原因,采取優(yōu)化措施在后續(xù)活動中減少偏差;根據(jù)項目管理計劃采取應(yīng)對措施控制費用超支;推動并管理管理層批準(zhǔn)費用基準(zhǔn)變更。

3、 組建和管理實施團(tuán)隊

實施ITSS需要由具備工作能力且高效率的項目團(tuán)隊成員執(zhí)行并按照預(yù)先的期望完成所有相關(guān)活動,主要包括以下工作:

團(tuán)隊組建:團(tuán)隊的組建包括制定人員配備計劃、確定組織結(jié)構(gòu)、實施團(tuán)隊組建等主要步驟。需根據(jù)組織特征、項目特征確定項目組織結(jié)構(gòu);確定角色和職責(zé),準(zhǔn)確、清晰的定義各角色之間的工作邊界;考慮角色之間的代理及備份,避免人員退出導(dǎo)致的不利影響;優(yōu)先根據(jù)角色和職責(zé)從組織內(nèi)部選取匹配程度最高的候選人。

團(tuán)隊建設(shè):以有效的管理方法激勵和提高ITSS項目團(tuán)隊成員的工作積極性和團(tuán)隊協(xié)作精神,從而達(dá)到提高團(tuán)隊整體績效的目的,包括:團(tuán)隊培訓(xùn)、團(tuán)隊活動、制定高效的工作規(guī)則、制定團(tuán)隊激勵機制等。

團(tuán)隊管理:跟蹤團(tuán)隊成員的工作績效、處理團(tuán)隊成員內(nèi)部問題,保證團(tuán)隊成員符合團(tuán)隊組建預(yù)期。成功的團(tuán)隊管理方法通常包括觀察與溝通、績效考核、沖突管理等。通常,涉及到的團(tuán)隊成員包括但不限于:需方、供方、咨詢機構(gòu)、監(jiān)理機構(gòu)、外部供應(yīng)商、運營商、認(rèn)證團(tuán)隊等,團(tuán)隊管理者通常由需方指派。

4、 確定流程/規(guī)范

細(xì)化規(guī)劃設(shè)計階段的流程/規(guī)范設(shè)計,建立一套完整、可用的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,作為約束ITSS實施的質(zhì)量。包括以下工作:

流程/規(guī)范的建立:確定流程/規(guī)范的各個活動及相互關(guān)系、執(zhí)行人、內(nèi)容、邊界和條件;可參照組織現(xiàn)有流程或規(guī)范,按“套用——執(zhí)行——優(yōu)化”原則進(jìn)行迭代漸進(jìn)式的建立;可使用工作結(jié)構(gòu)分解方法進(jìn)行活動的有效分解。

流程/規(guī)范的發(fā)布:以有效的方式公開、準(zhǔn)確地發(fā)布給相關(guān)干系人,通過培訓(xùn)讓相關(guān)干系人理解并適應(yīng)新的流程/規(guī)范。

流程/規(guī)范的執(zhí)行:獲得管理層的支持,收集相關(guān)干系人對流程/規(guī)范的反饋,作為后續(xù)階段的處理依據(jù);建立和執(zhí)行適用的考核計劃,以激勵相關(guān)干系人對執(zhí)行流程/規(guī)范的積極性;選取有效的執(zhí)行方式保證流程與規(guī)范的執(zhí)行,通常采取從上到下的驅(qū)動;執(zhí)行的力度需要統(tǒng)一、公平、公正,避免因人而異導(dǎo)致的消極影響;與績效等考核措施的結(jié)合,有利于激勵相關(guān)干系人。

流程/規(guī)范的控制:跟蹤和比較執(zhí)行階段的反饋與預(yù)期目標(biāo)的偏差,分析偏差原因,采取有效的應(yīng)對措施盡量降低偏差;對于執(zhí)行階段導(dǎo)致的偏差,強化實施力度;對于流程與規(guī)范的不合理,遵循變更管理原則執(zhí)行變更流程。

5、 建立軟件平臺

流程與規(guī)范建立后需有針對性的建立軟件平臺,利用軟件技術(shù)的嚴(yán)格計算屬性,保證流程與規(guī)范的嚴(yán)格執(zhí)行和提高整體實施效率。主要包括以下步驟:

軟件平臺采購:按照需要實施的流程規(guī)范的特征,采購需要的軟件平臺。

軟件平臺部署:按照需要實施的流程與規(guī)范的特征,結(jié)合組織特征,對軟件平臺完成配置,管理供方的平臺部署工作,對部署過程中暴露的與流程規(guī)范的不符合之處按照變更管理方法進(jìn)行處理。

軟件平臺使用:軟件平臺部署完成后進(jìn)入測試或試運行環(huán)節(jié),經(jīng)過審計驗收,正式投入使用,為ITSS項目部署實施提供運營服務(wù)。

軟件平臺變更:按照變更管理流程,對軟件平臺進(jìn)行變更操作,以適應(yīng)流程規(guī)范。

6、 采購?fù)獠抠Y源

除了各種內(nèi)部資源以外,需引入各種外部資源,能夠有效的降低項目總體成本、優(yōu)化項目進(jìn)度、提高項目質(zhì)量,為ITSS實施帶來良好的促進(jìn)作用。外部資源包括:

外部咨詢機構(gòu):主要依據(jù)ITSS中的《信息技術(shù)服務(wù)咨詢設(shè)計 第1部分:通用要求》,引進(jìn)專業(yè)的外部咨詢機構(gòu)。

外部供應(yīng)商:部署實施階段中所使用到的各種設(shè)備、方法、工具、數(shù)據(jù)等,有的可直接購買外部供應(yīng)商的成熟產(chǎn)品,并在組織中進(jìn)行使用。

7、 遵循項目管理方法

ITSS項目部署實施作為一個項目,同樣需要遵循基本的項目管理知識體系。利用成熟的項目管理知識體系指導(dǎo)和應(yīng)用于ITSS項目部署實施階段,提高此階段的效率和質(zhì)量??捎玫降捻椖抗芾碇R領(lǐng)域包括但不限于范圍管理、風(fēng)險管理、溝通管理等。

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